البريد الالكتروني هو أبسط وسيلة اتصال شائعة جديرة بالثقة، فهو يربط الأفراد معاً عبر الانترنت بنقل المعلومات بينهم في صورة نصوص بسيطة.
ويعتبر الترويج عبر البريد الالكتروني وسيلة ممتازة للتواصل مع العملاء القدامى والحاليين وإرسال العروض إليهم، وهو أيضاً وسيلة فعالة لاجتذاب عملاء محتملين. إذ أنه عادة ما يكون فعالاً بالمقارنة مع الكلفة المدفوعة، وفي حال تم القيام به بالصورة الصحيحة فإنه يمنح الفرصة لبناء الإدراك والالتزام، وزيادة المصداقية والموثوقية مع العملاء، بالإضافة إلى أن معدلات الاستجابة للتسويق عبر البريد الالكتروني قوية، وتتراوح من 10 وحتى 35 % بينما تتراوح معدلات الاستجابة للبريد العادي من 1-3 % .
ونظراً لأن مستخدمي الانترنت يحتاطون من رسائل البريد الالكتروني المفرطة، يجب التعامل بحذر مع عملية الترويج للمنتجات من خلال البريد الالكتروني لتلافي مخاطر هذا الأسلوب، حيث يؤثر عدد الرسائل البريدية الالكترونية التي ترسل بشكل كبير على دخل الشركة ومعدّلات مشاركات البريد الالكتروني.
وللبريد الالكتروني أهمية كبرى بالنسبة للعاملين في مجال الإعلان والترويج، وذلك للأسباب التالية:
1 ـ التوافر: يصل عدد مستخدمي البريد الالكتروني إلى أكثر من ثلاثة مليارات مستخدم، كما أن كل اشتراك على الانترنت يتضمن استخدام خدمات البريد الالكتروني، بالإضافة إلى إمكانية استقبال رسائل البريد الالكتروني على أنواع متعددة من الهواتف المحمولة.
2- انخفاض التكلفة: إن رسالة البريد الالكتروني لا تُكلِّف أكثر من الوقت المستغرق في إعدادها وكتابتها وإرسالها، ويعتبر انخفاض التكلفة من أهم مزايا البريد الالكتروني، فأي فرد أو شركة يمكنه بقليل من المعرفة استخدامه للإعلان والترويج وتقديم منتجه أو الاسم التجاري للشركة أمام العملاء.
وتشير أحد التقارير إلى أنه تم إرسال ما يقارب من 430 مليار بريد ترويجي الكتروني في أمريكا عام 2002 بمتوسط تكلفة للبريد الواحد ما يقرب من نصف سنت. ويتضح من ذلك مدى تدني تكلفة رسائل البريد الالكتروني إذا ما قورنت بغيرها من الوسائل التقليدية (التليفون، الفاكس، البريد العادي، المقابلة الشخصية)، الأمر الذي يجعل العديد من الشركات تستبدل أساليب الاتصال التقليدية بالبريد الالكتروني عندما تريد تخفيض ميزانيتها الترويجية. كذلك توضح انخفاض هذه التكلفة سبب لجوء أصحاب المشاريع الصغيرة في دول الاتحاد الأوربي إلى استخدام البريد الالكتروني في عمليات البيع والشراء الالكتروني، وفي تطوير منتجاتهم والوصول إلى عملاء جدد.
3- سهولة الاستخدام: إن كتابة رسالة بريد الكتروني لا تتطلب مهارة تزيد عن كتابة سطور مختصرة ثم النقر فوق زر Send. كما أن استقبال الرسالة لا يقل عن ذلك سهولة، فالأمر لا يتطلب أكثر من معرفة كيفية التعامل مع جهاز الكمبيوتر بالإضافة إلى مهارات القراءة والكتابة العادية.
4 ـ الإرسال الفوري.
5 ـ تفاعلي.
6 ـ يساعد على نشر الرسائل إلى العديد من العملاء في وقتِ واحد.
7 ـ لا ينتظر قيام العملاء بزيارة إلى الموقع بل يعرض عليهم الرسالة.
8 ـ سهولة تتبع عناوين البريد الالكتروني غير الصحيحة من خلال ارتداد الرسائل، ومعرفة الاستجابات الإيجابية والسلبية والزيارات إلى صفحات ويب.
باختصار، يمكن أن يقوم الترويج عبر البريد الإلكتروني المنفّذ بشكل صحيح بإعادة فرض تفاعلات العملاء الإيجابية مع أعمال الشركة المعلنة.
أما بالنسبة لأشكال البريد الترويجي الالكتروني، فهي تكون إما في شكل صفحة انترنت عادية أي html أو تكون مجرد نص رسالة مكتوبة في ملف "وورد" وفي كلتا الحالتين يصاحب الرسالة عرض أسعار ومميزات السلعة المراد الترويج لها، وأكثر الأشكال انتشاراً هو html email لأنه يتيح القدرة على أن تحتوي الرسالة الترويجية الالكترونية على "لوغو" أو شعار خاص بالشركة وصور ورسومات لتؤكد قوة منتجها وقدرته على التنافس في السوق بعلامة تجارية مميزة.