يعتبر الترويج عبر البريد الالكتروني أسلوباً شائعاً لتحقيق النجاح للشركات، كما يؤثر عدد الرّسائل البريديّة الالكترونيّة المرسلة على دخل الشركة ومعدّلات مشاركات البريد الالكتروني، إلّا أنّ الأمر ليس ببساطة: كلما تم إرسال رسائل الكترونيّة أكثر تحقق دخل أكبر، فمفتاح النجاح للترويج عبر البريد الالكتروني هو الالتزام بمجموعة من المبادئ المتعارف عليها للسلوك اللائق والتي تشكل عاملاً أساسياً في التعامل مع الانترنت. ومن أهم هذه المبادئ:
1 ـ اختيار اسم للبريد الالكتروني يعبّر عن اسم الشركة، وتجنب استخدام الوصلات والأرقام والاختصارات في الاسم.
2 ـ التركيز على نوعية العملاء الذين تتناسب أماكن تواجدهم وميولهم وإمكانياتهم المادية مع منتجات الشركة، وعدم إرسال البريد الالكتروني الترويجي لعدد كبير من العملاء الذين لا يُتوقع استجابتهم.
3 ـ اختيار عنوان واضح ومناسب للبريد الترويجي وعدم اختيار عنوان عادي، فعنوان الرسالة يجب أن يكون واضح وقوي ليغري المتلقي بفتح الرسالة وقراءتها كاملة. كذلك يجب المراعاة بأن يكون العنوان قصير حتى يكون واضح بشكل كامل في بريد المستلم، فالعناوين الطويلة منفرة شكلاً وموضوعاً.
4 ـ عند كتابة موضوع الرسالة الترويجية يجب أن يوضع في الحسبان أن استخدام بعض الحروف الكبيرة (capital) باللغة الانكليزية ضرورية لتأكيد المعنى، ولكن استخدامها بكثرة غير مستحب، كذلك يجب مراعاة عدم استخدام علامات التعجب أو أدوات الاستفهام لأن هدف الرسالة هو التركيز والاهتمام بمحتوى الموضوع وليس البحث عن أسباب التعجب أو الاستفهام.
5 ـ تجنب استخدام العلامات الإيحائية (الرموز والإشارات) في رسائل الترويج، فكثيراً ما تستخدم هذه العلامات بصورة مبالغ فيها وغالباً ما تترك انطباعاً سيئاً في مجال العمل، فمن الأفضل للمرسل أن يعبر عما يريد في كلمات.
6 ـ الالتزام بالوضوح والإيجاز في كتابة الرسائل الترويجية، فمن الأسهل قراءة رسالة موجزة ذات فقرات قصيرة عن قراءة بحث طويل من خلال البريد الالكتروني، كما أن الغرض من الرسالة الترويجية يتحقق بصورة أفضل عند استخدام فقرات قصيرة.
ومن أجل كتابة الرسالة بأسلوب جيد، يُفضل تجنب صيغ الرسائل التي تنقل صورة غير ملائمة عن الشركة والاستعانة بالصيغ المعتادة لرسائل العمل، فهي تتسم عادة بأسلوب شخصي غير مبتذل وبالاختصار وبطريقة سهلة الفهم وبتوصيل غرض الرسالة بصورة دقيقة.
7 ـ أسلوب التشويق مهم جداً عند كتابة الإيميل، بحيث يتم دعوة العملاء للعرض بطريقة تثير فضولهم، لا بأس بالقليل من الإلحاح كذكر عبارات تدل على تاريخ انتهاء العرض أو عدد العملاء الذين اشتركوا به، إن هذه الطرق تحفز العميل على الإشتراك والقبول بالعرض .
8 ـ من المهم جداً أن تظهر رسائل البريد على الهاتف المحمول بنفس الجودة التي تظهر بها في المتصفح، لأن ذلك سيوفر للعملاء سهولة في التواصل مع الشركة المعلنة، وسيضمن لها فرص أكثر في الانتشار .
9 ـ يجب أن يحتوي البريد الترويجي على وسائل الاتصال بالشركة مثل الموقع الالكتروني، التليفون، الفاكس، العنوان، وصفحات التواصل الاجتماعي لأن ذلك يثبت لمتلقي البريد جدية الشركة ويشعره بنوع من الأمان. فكلما زادت سبل التواصل مع الشركة المعلنة كلما كان الوصول إليها أسهل بالنسبة للعميل.
10 ـ يجب أن يحتوي البريد على كلمة عبارة شكر على قراءة البريد والتماس الرد عليه والتوقيع باسم الشخص المسؤول عن الاتصال.
11 ـ يجب العمل على كل ما يمكن لاكتساب ثقة العملاء والحفاظ عليها عن طريق تحقيق توقعاتهم والاتصال معهم بشكل واضح. فاكتساب ثقة العملاء يعتبر عامل أساسي لنجاح الترويج عبر البريد الالكتروني، فعند سؤال العملاء إذا كانوا يرغبون في تلقّي رسائل حول أعمال الشركة ومنتجاتها، فالشركة تسأل الوثوق فيها، كذلك يمكن توفير محفزات لهم من خلال إعطائهم كوبوناً أو خصومات أو توفير الشحن المجاني عند قيامهم بالشراء. يجب اتباع هذه الوعود بإخلاص. فالإخلاص هو الطريقة المثلى لاكتساب علاقات العمل.
12 ـ عرض البريد الترويجي على أكثر من شخص في الشركة حتى يتم التأكد من فهم محتواه، وأن هذا هو أفضل نموذج لعمل البريد الترويجي.
13 ـ قبل ان تقوم الشركة بإرسال الايميل، يجب تقييم الموقع وصفحة الفيس بوك الخاصة بها، والتأكد من تسليطهم الضوء على العرض بشكل جيد، وأنهما على نفس السياق، حتى لا يجد العميل اختلاف وتناقض بين الرسالة وبين البيانات التي على الموقع أو على صفحة الفيسبوك.
14 ـ الإلمام التام بأحدث طرق الكتابة السريعة المستخدمة في رسائل البريد الالكتروني والتي تتضمن بعض الاختصارات مثل:
(btw) وتعني by the way
(rtm) وتعني read the manual
(tia) وتعني thanks in advance
وغيرها من الاختصارات التي تحمل معاني تهم شركات الترويج والتسويق الالكتروني.
لكن يجب عدم استخدام هذه الاختصارات في رسائل الترويج إلاّ في حال الشعور أن استخدامها سيكون له تأثير إيجابي على مستقبل الرسالة.
15ـ إرسال الرسائل الترويجية بصورة متكررة ومنتظمة، فكسب العميل والحصول على ثقته لا يكون من أول بريد فيجب تكرار الرسائل الترويجية بشكل دوري أسبوعياً أو شهرياً، وعند ورود أية استفسارات من متلقي الرسائل الترويجية يجب الرد بسرعة في غضون 24 ساعة، حيث أن عالم اليوم يعتمد على الصفقات اللحظية، كما يجب الاحتفاظ بالبريد الالكتروني للعملاء والاحتفاظ بأي معلومات عنهم ووضعها في قواعد بيانات.
16 ـ الذكاء الترويجي، فأيام الرسائل الكثيرة والعشوائية قد ولّت، وعملاء اليوم يتوقعون رسائل مستهدفة بدقة تمنحهم ما يريدون في الوقت الذي يريدونه. لذلك يجب تقديم محتوى قيّم للمشترك من خلال جعل الرسالة ذات صلة به، وتخفيض معدل إرسال البريد الالكتروني، حيث دلت بعض الإحصاءات أن السّبب الأوّل الذي يدفع النّاس لإلغاء اشتراكهم من نشرة بريدية هو كثرة الرسائل البريدية المرسلة من الشركات.